1、送紙進入小圖掃描儀時-檔案端正、不歪斜；
2、檔案順序不能亂，不混檔，工程檔案數字化軟件，避免增加還訂的工作量；
3、掃描時應注意掃描成像，例如：出現圖像變形、有彩杠等與原始圖像不一致時應及時補掃；
4、雙面反面有文字信息或其他信息有內容時，注意雙向掃描避免漏頁的情況發生；
5、掃描時盡量不要損壞紙張，注意保持原檔原貌；
6、同一卷有大圖掃描和小圖掃描，工程檔案數字化方案，其圖像合卷應注意相對應的卷號，且合卷時不能修改、移動、刪除卷內的圖像；
1、不能去除原檔內的任何圖文，包括正文內容、頁碼、頁眉、頁腳和手寫注釋；
2、對多幅面掃描的檔案應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像；
3、對不符合閱讀方向的圖像應進行旋轉，直至到便于閱讀；
4、圖像在處理過程中首先遵循檔案原貌，即不影響原檔的底色，不能為了圖像漂亮而消除檔案內容，例如原始檔案為復印件，復印時有黑邊，工程檔案數字化服務，此處的黑邊可不作處理。如若是掃描過程中留下的黑邊則需要處理；
5、發現圖像因掃描儀的原因導致有彩杠、色差等情況及時通知，且掃描工序，檢查掃描儀需及時重新掃描；
6、紅色蓋章、指紋等不要處理過度，使圖像失真。
采用手工錄入的方式；以軟件校對和打印輸出、比照校對相結合，錯誤率在萬分之二以下.案卷目錄和卷內目錄按照檔案的原始數據錄入。卷案目錄和卷內目錄的樣式經用戶同意可做相應調整。對檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料、更改資料放入原案卷內，卷內目錄及其他不全的需補充完整；裝訂案卷應-裝訂牢固，北京工程檔案數字化，案卷整齊，卷內材料不松動，脫落，保持與原案卷一致。
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