傳統的檔案信息利用僅僅表現在人工調閱，用戶很難獲取檔案背后更深層次的價值，智慧檔案館利用現代化信息技術對實體檔案資源進行采集、整合、加工、分析以及挖掘，對檔案信息資源進行綜合處理與協同利用，從而發現新信息、新知識，生成科學、系統的知識架構，為用戶進行推送，實現檔案信息資源的增值和深層次利用。
一、管理職責1、檔案信息化工作要有明確的分管---和部門負責人；2、檔案信息化納入本單位的信息總體規劃；3、檔案信息化工作納入有關人員崗位的職責和年度考核；二、機構人員1、成立綜合性的數字化檔案室工作機構，各種門類、載體檔案集一管理；2、適應數字檔案工作需要，配備專職檔案檔案工作人員。。。
三、管理制度1、建立健全本單位檔案信息化管理制度，以制度來規范電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，并---有效落實；
2、采取有效的管理措施---電子檔案的真實、完整、有效；檔案資料管理
四、業務聯系1、積極完成當地檔案行政管理部門布置的工作任務；
2、對系統和所屬單位檔案信息化工作實施有效的---指導；
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