檔案管理工作流程及規(guī)范

北京科怡創(chuàng)聯(lián)科技發(fā)展有限公司為您提供檔案管理工作流程及規(guī)范。北京科怡公司主要從事檔案管理軟件、檔案系統(tǒng)的開發(fā)、銷售及數(shù)字化掃描、檔案整理業(yè)務(wù)；是檔案局下屬一家軟件企業(yè)。在各大企業(yè)各級(jí)檔案館都有---的應(yīng)用，由于使用簡(jiǎn)單、容易上手，被國內(nèi)20多個(gè)-檔案局館和近四百家縣市檔案局館推廣使用，使用效果---。世紀(jì)科怡檔案管理系列軟件是北京世紀(jì)科怡信息技術(shù)有限公司---研制開發(fā)的檔案管理軟件。該系列產(chǎn)品以檔案管理理論為指導(dǎo)，采用了---的軟件復(fù)用技術(shù)-“領(lǐng)域相關(guān)軟件體系結(jié)構(gòu)”dssa，根據(jù)對(duì)全國市場(chǎng)、眾多行業(yè)需求、各種檔案業(yè)務(wù)的理解，建立起檔案管理的通用業(yè)務(wù)模型，并抽象出面向檔案管理領(lǐng)域的軟件體系結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上采用組件技術(shù)開發(fā)出---框架，再根據(jù)典型行業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，擴(kuò)展為具有個(gè)性化的行業(yè)檔案管理版本。作為級(jí)的檔案管理軟件，世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)3.2標(biāo)準(zhǔn)版在實(shí)現(xiàn)通用性的同時(shí)，充分滿足用戶個(gè)性化的需求，通過集成數(shù)據(jù)壓縮、---、數(shù)字隱藏、電子批閱等---的信息處理技術(shù)，使產(chǎn)品的安全性、靈活性、通用性和可擴(kuò)展性上升到一個(gè)新的層次，實(shí)現(xiàn)了從文書處理到自動(dòng)組卷、檔案整理、打印編目、編研鑒定以及庫房管理等檔案工作全過程的計(jì)算機(jī)管理，是一套集信息的采集、加工、整理、分析、統(tǒng)計(jì)和利用于一體的智能化信息管理系統(tǒng)。 如果您打算使用一套檔案管理軟件、或打算進(jìn)行檔案整理或檔案掃描，那科怡公司是您---的選擇。科怡公司另銷售檔案用品、設(shè)備、裝具等檔案用品。檔案管理工作流程：
　　一、立卷歸檔
　　檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
　　二、借閱
　　1、本單位人員借閱檔案
　　由本人提出書面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
　　2、外單位人員查閱檔案
　　查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
　　三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作
　　1、立卷部門檔案員資料員根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，---歸檔文件材料完整
　　2、檔案員資料員根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷
　　3、次年初，檔案員資料員對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理初步立卷
　　4、三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)
　　5、檔案員資料員按立卷要求立卷
　　6、檔案員資料員填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案
　　7、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理
　　8、編制檔號(hào)
　　9、編制案卷目錄等各種檢索工具
　　10、入庫
　　11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安
　　12、開展檔案的利用
　　13、進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工
　　四、鑒定銷毀
　　檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組由主管、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。控制與檔案保護(hù) —— 遵循規(guī)范
1 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da／t 18-1999《檔案著錄規(guī)則》
2 《歸檔文件整理規(guī)則》、 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》
3 《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》
4 檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da/t31－2005號(hào)
5 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》
6.da/t 13-1994 檔號(hào)編制規(guī)則
7. gb/t 15418—2009 檔案分類標(biāo)引規(guī)則
8. gb/t 9705—-2008 文書檔案案卷格式
9.《da/t 18-1999 檔案著錄規(guī)則
10. da/t 22-2015 歸檔文件整理規(guī)則
11.da/t 64-2017 紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范2.da/t 25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范
12. da/t 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范
13. da/t 52-2014 檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識(shí)規(guī)范
14. da/t 68-2017 檔案服務(wù)外包工作規(guī)范
15. da/t 69-2018 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范
標(biāo)準(zhǔn)
1.存儲(chǔ)格式：tiff、jpeg無損壓縮格式存儲(chǔ)
2.掃描精度：紙張不低于300dpi、照片600dpi
3.可讀性、完整性：字跡清晰、掃描完整，無文字缺損，無字跡模糊缺損。
4.圖像掛接：使用程序自動(dòng)批量掛接，圖像掛接率100%。
5.抽檢：按加工數(shù)量的10%抽查，包括目錄、圖像及整理結(jié)果、數(shù)據(jù)光盤。
6.數(shù)據(jù)著錄：準(zhǔn)確率在99.8%以上 。
7.工序流程單：所有工位的工作流程單規(guī)定內(nèi)容必須填寫完整，字跡工整無涂抹，全部具有直接責(zé)任人、相關(guān)負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目主管簽名。
8.檔案拆卷恢復(fù)：每個(gè)案卷拆卷到裝訂處理完全符合或行業(yè)要求，各項(xiàng)指標(biāo)的合格率在99.9%。
9.圖像文件：掃描文件的可讀性、完整性、傾斜度、頁面去污等處理達(dá)到99.9%
售后服務(wù)：
二年內(nèi)因我方掃描造成的圖像問題，我方免費(fèi)對(duì)存在問題的文件重新加工；二年內(nèi)因我方掃描造成的圖像掛接問題，我方負(fù)責(zé)免費(fèi)解決；二年內(nèi)因我方著錄造成的條目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，我方免費(fèi)更正；

聯(lián)系人：王經(jīng)理
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