1、考慮-場時間
如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，會議活動布置策劃公司，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點鐘上班，10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他-事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路，他們就得承擔(dān)較高的路費，或在路上浪費很多時間。么就做折衷安排，11點開始，12點半午餐，1點半到3點鐘開會。
2、可以考慮以午宴作為開始
如果在下午舉辦活動是個-的選擇，可以以午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時準(zhǔn)時到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個難題。
3、不要取消晚上的活動
是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，會議活動布置策劃價格，安排些茶點也是很合情理的。
4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎
尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會議中專題討論會部分的詳細(xì)建議，會議活動布置策劃方案，并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時間。
伴隨著會議市場的發(fā)展，一些城市由于其各方面的條件的吸引，成為了炙手可熱的會議舉辦目的地，一種新的城市發(fā)展模式誕生了，稱之為會都模式，就是伴隨會議市場發(fā)展而形成的會議產(chǎn)業(yè)-形式，是以會議接待為-、擁有-會議設(shè)施、休閑度假項目和酒店接待能力的會議產(chǎn)業(yè)-場所，包括達(dá)到一定規(guī)模的會議型度假酒店或行政區(qū)域，按照會都影響力范圍可分為國際型、型和區(qū)域型；按規(guī)模可分為城鎮(zhèn)型和度假酒店型；按照規(guī)模，可以分為小型、中型、大型。
3、資源支撐型：由特色、新奇或珍惜的資源所支撐，尤其是與休閑度假緊密相關(guān)的資源，如溫泉、滑雪、濱海等，上海會議活動布置策劃，形成休閑度假目的地，其必需的周一至周五及淡季資源利用，形成了對會議市場的規(guī)模化開發(fā)，產(chǎn)生了會都-。
首先要與活動甲方交流好活動需求，一般包括商務(wù)會議活動的類型、主題，參加活動人數(shù)，商務(wù)會議活動的舉行時間，具體甲方想達(dá)到什么樣的訴求。活動策劃公司需要明確目標(biāo)。
二、會議活動的策劃方案提出
依據(jù)會議活動的具體需求，會議策劃的計劃：場所挑選、日程組織、會議的項目、餐飲住宿組織等等，需求考慮到每一個細(xì)節(jié)。盡可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通，盡量在預(yù)算之內(nèi)進(jìn)行策劃方案。
三、場地勘驗與預(yù)定
場地的預(yù)定需要快速，因為很多時候因為場地檔期從而造成活動方案的改動，或者達(dá)不到理想的效果。所以我們建議需要快速考察簽訂。
四、會議活動策劃的落地方案推敲
與甲方充分交流策劃思路，并做出落地計劃，落地方案已定要便于后期會議場地布置公司的實際操作。一般盡量采用常規(guī)出租活動搭建物料，比如，桁架、舞臺、燈光、音響、大屏、truss架等等。如果有一些特殊的活動道具，需要提前制作，協(xié)調(diào)場地、以便于后期施工的方便。
五、會議執(zhí)行合同的簽訂
再與活動甲方確認(rèn)策劃方案后，兩邊簽訂合同主要是一個價格商定以及合同細(xì)節(jié)的推敲，盡可能的吧雙方的各自責(zé)任和義務(wù)表達(dá)清楚，以便于對雙方的法律約定。
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