1、考慮---場時間
如果是內部活動，與會者也許就在現場上班，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點鐘上班，10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發電子郵件、回電話或是處理其他-事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路，他們就得承擔較高的路費，或在路上浪費很多時間。么就做折衷安排，11點開始，12點半午餐，1點半到3點鐘開會。
2、可以考慮以午宴作為開始
如果在下午舉辦活動是個---的選擇，可以以午餐作為活動的開始，浙江會議活動布置策劃，這樣就可以使多數與會者在活動開始時準時到達。這樣做的不足是很難準確預測按時參加午宴的人數，會議活動布置策劃公司，所以配備多少食物也是個難題。
3、不要取消晚上的活動
是否取消晚上的活動是值得做個市場調查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認為這種晚上進行的半天會議是完全可以接受的。例如，會議活動布置策劃方案，忙碌的職業人也許發現可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負擔得起的場地——比如大學或學院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。
4、宣傳要相當謹慎
尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達到他們的預期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關于組織大型會議中專題討論會部分的詳細建議，并以此來調整自己活動的基本理念、效果以及時間。
一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有高齡學者、身體殘疾或者------參加的一些會議，那么健康保障就應該納入會議企劃內。主要內容包括舉辦地信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用---少量采購、無障礙通道及-衛生設備的改造等等。
如果是小型商務會議，會議活動布置策劃公司，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，---的流程及準備是必須的--回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人--工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。
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